Email automation

Met behulp van email automation wordt jouw e-mail marketing geoptimaliseerd en geautomatiseerd voor specifieke bezoekers. Hierdoor wordt een groter aantal leads omgezet in converterende bezoekers en realiseer je meer rendement én conversies!
emailautomation
email marketing inzetten
Olaf Peters - Foto Markant Internet

Vrijblijvende marketing automation analyse?

  • Binnen één werkdag contact met één van onze specialisten.
  • Rapport afgesteld op jouw situatie en ambitie.
  • Krijg inzicht in jouw huidige inzet van marketing automation.
Marketing automation analyse aanvragen!

Wat is email automation?

Email automation, een onderdeel van marketing automation, is een geautomatiseerde vorm van email marketing waarbij e-mails automatisch naar de juiste ontvanger worden gestuurd. 

Dit gaat verder dan alleen een geschreven e-mail in je eigen inbox op een bepaald moment inplannen. Met email automation kan je op basis van vooraf gedefinieerde regels e-mailflows maken. Wanneer een contactpersoon aan bepaalde voorwaarden voldoet, wordt er geautomatiseerd een volgende actie uitgevoerd in de flow. Denk bijvoorbeeld een automatische bevestigingsmail die je direct ontvangt na een bestelling in een webshop of een e-book dat je direct na registratie in je inbox ontvangt. Email automation automatiseert handmatige, terugkerende taken en bespaart ondernemers tijd en geld.

e-mail automation
automatische email marketing

Het verschil tussen marketing automation en email automation

Waarschijnlijk ken je de term ‘marketing automation’. Vaak wordt het verward met email automation. Toch is er een verschil: marketing automation is een verzamelnaam van verschillende programma’s en middelen die alle marketinguitingen naadloos en geautomatiseerd op elkaar laat aansluiten. Een Facebook lead die na het voltooien van een contactformulier in de CRM-database wordt opgenomen of een digitale offerte die wordt ondertekend en waarbij een spreadsheet automatisch wordt bijgewerkt. 

Email automation is een onderdeel van marketing automation. In veel gevallen speelt e-mail een belangrijke rol binnen marketing automation flows. Denk aan opvolging na registratie met een e-mailadres, het automatisch versturen van een offerte of de aankoop in een webshop: er is een e-mailadres voor nodig. De communicatie verloopt dan via e-mail. Op deze pagina gaan we specifiek in op het onderdeel e-mail. Hoe kun je e-mail automation inzetten voor jouw organisatie?

Voorbeelden van email automation

Email automation gaat verder dan de maandelijkse nieuwsbrief naar alle abonnees op je mailinglijst sturen. Bij email automation stuur je namelijk de juiste boodschap op het juiste moment, naar de juiste persoon. Dat doe je gebasseerd op  segmentatie: op basis van interesses en gedrag stuur je een mail naar een specifieke persoon. De boodschap sluit beter aan dan een boodschap in bulk, waardoor je kans op succes groter is. We lichten hieronder een aantal voorbeelden voor email automation uit:

Een verjaardagscampagne

Heb je een webshop en wil je je klanten verrassen met een attentie op hun verjaardag? In een email automation kun je segmenteren op basis van de geboortedatum. In je e-mail flow kun je dan een voorwaarde toevoegen “stuur een mail op verjaardagsdatum”. Op die specifieke datum wordt er dan naar de betreffende persoon in je mailinglijst een verjaardagsmail gestuurd. 

Voorbeeld hoe je zo’n e-mailflow instelt (afhankelijk van de e-mailsoftware):

  • Contactpersoon wordt in lijst ‘klanten’ geplaatst
  • Trigger: contactpersoon komt in de e-mailflow op datum [verjaardagsdatum]
  • Voorwaarde: wacht tot 12.00 ‘s middags E-mail: e-mail wordt verstuurd met kortingscode die 7 dagen geldig is
  • Wachtelement: wacht 6 dagen
  • Splitsing: is na 6 dagen de kortingscode gebruikt? Ja?: automation afgesloten.
  • Nee? Herinneringsmail sturen met afteller dat de kortingscode nog één dag geldig is

 

automatische e-mails
e-mail automation

Automatische opvolging na download

Laat je potentiële klanten een e-book downloaden op je website? Dan zit je er niet op te wachten om dat e-book handmatig naar alle geïnteresseerden te sturen. Je hebt één keer werk aan het opstellen van deze e-mail flow, daarna doet email automation het werk voor jou. 

Voorbeeld hoe je zo’n e-mail flow instelt (afhankelijk van de e-mailsoftware):

  • Trigger: Formulier ‘e-book download’ is ingevuld
  • Actie Contactpersoon wordt in lijst ‘e-book downloads’ en komt in de gelijknamige e-mail flow terecht
  • E-mail: stuur e-mail met daarin de download
  • Wachtelement: wacht 2 dagen
  • Splitsing: is het e-book na 2 dagen geopend? Ja?: vraag om een review (of doe een aanbod).
  • Nee? Herinnering om het e-book alsnog te lezen

 

Verkopen op webshop stimuleren

Je kent het misschien wel: op een grote webshop log je in, leg je de benodigde producten in het winkelmandje, komt er een spoedklus tussendoor en vervolgens vergeet je je openstaande bestelling. Na een paar uur ontvang je een herinnering per mail dat er nog een aantal producten in je mandje liggen. Soms mét kortingscode om je aankoop te stimuleren. 

Voorbeeld hoe je zo’n e-mail flow instelt (afhankelijk van de e-mailsoftware):

  • Trigger: Ingelogde gebruiker op de webshop met product in winkelwagen
  • Wachtelement: wacht 3 uur
  • Voorwaarde: gebruiker heeft niet afgerekend
  • E-mail: stuur e-mail met daarin een herinnering van de volle winkelkar (mét kortingscode die 12 uur geldt is om alsnog af te rekenen)

 

automatische email marketing
automatische e-mails

De retentie verhogen onder bestaande klanten

Verkoop je producten die regelmatig moeten bijgevuld worden, zoals printcartridges? Door voorwaarden in te stellen op basis van tijd kun je aangeven wanneer een herinneringsmail de deur uit moet. Als je weet dat de gemiddelde levensduur van een cartridge 6 maanden is, dan kun je dit opnemen in je email automation naar bestaande klanten. Hier onder een voorbeeld hoe je zo’n e-mail flow instelt (afhankelijk van de e-mailsoftware):

  • Trigger: Na eerste aankoop komt contactpersoon in lijst en automation ‘aankopen’
  • E-mail: bevestigingsmail
  • Wachtelement: wacht 1 week
  • E-mail: tip inktcartridge
  • Wachtelement: wacht 3 weken
  • E-mail: heb je alle kleuren nog op voorraad?
  • Wachtelement: wacht 4 maanden
  • E-mail: bestel in één klik dezelfde cartridges
  • Wachtelement: wacht 1 week
  • Splitsing: cartridge opnieuw besteld? Ja?: Ga terug naar begin email automation
  • Nee? E-mail: laat weten wanneer je nieuwe cartridges nodig hebt

 

e-mail automation
Olaf Peters - Foto Markant Internet

Meer weten over email automation?

Onze specialisten helpen je graag met het opzetten van een email automation campagne!

Neem contact op!

In 8 stappen je eigen email automation flow opzetten

Zelf aan de slag met email automation om je resultaten te verbeteren en tijd te besparen? Aan de hand van 8 stappen deelt onze e-mailmarketeer het proces en staat jouw eigen email automation. 

Stap 1: Bepaal je doel, doelgroep & KPI’s
Wil je leads verzamelen, de retentie verhogen of de klantrelatie onderhouden? Afhankelijk van je doel kun je de inhoud van je email automation bepalen en je focussen op een specifieke doelgroep. 

Stap 2: Bepaal het conversiemoment
Op basis van je doel bepaal je het conversiemoment. Wil je dat een lezer een formulier invult of stimuleer je verkopen? Redeneer vanuit dit doel terug en leg iedere stap vast. 

Stap 3: Teken je email automation uit
Soms heb je een idee in je hoofd en blijkt het in de praktijk minder logisch te zijn dan vooraf bedacht. Teken daarom je hele flow met wachtelementen, e-mails en voorwaarden uit. Haak ook andere afdelingen binnen de organisatie aan zodat je zeker weet dat je geen belangrijke informatie mist. Eenmaal zo’n email automation ingericht, is het lastiger om wijzigingen aan te brengen. 

Stap 4: Bepaal wat je nodig hebt
Doordat je je e-mail flow uittekent, weet je ook precies wat je nodig hebt op welk moment. Zo kom je er bijvoorbeeld achter dat je van veel contacten geen geboortedatum hebt, terwijl je een verjaardagscampagne wil draaien. Zonder die data kun je geen mail sturen op de juiste dag.  

In dit geval kun je kiezen voor een ander type campagne (waarmee je ook de klantrelatie onderhoudt) óf voorafgaand een andere campagne laten draaien, om contactpersonen te stimuleren hun geboortedatum in te vullen in jullie database. Geef bijvoorbeeld een kortingscode weg als klanten hun gegevens aanvullen.

Stap 5: Zorg voor de juiste middelen
Je hebt niet alleen bepaalde data nodig, maar bereid je ook voor op andere zaken. Welke afdelingen hebben baat bij deze campagne? Welke input heb ik nodig van derden? Wie schrijft de e-mail en wie ontwerpt een sjabloon? Welke e-mailsoftware voldoet aan jouw wensen? Kader alles af zodat niets deze e-mailcampagne in de weg staat. 

Stap 6: Bepaal de inhoud
Hoe gaat de e-mail eruit zien? Welke tone of voice en typografie gebruik je? Brainstorm samen met je team over de inhoud van de e-mail zodra de flow uitgetekend is. Dagelijks stroomt de mailbox van de meeste mensen over: je wil er met jouw boodschap uitspringen. Prikkel de ontvanger met een sterke onderwerpregel of bespreek een specifiek pijnpunt. Zo is de kans op het openen van de e-mail – en dus uiteindelijk een conversie – groter. 

Stap 7: Richt email automations, formulieren en mails in
Tijd om je plannen in de praktijk te brengen. Richt je email automation, formulieren en mails in. Wij gebruiken – afhankelijk van het doel, budget en de functionaliteiten – HubSpot, ActiveCampaign of Mailchimp als email automation tool voor onze klanten. 

Stap 8: Monitor, evalueer, optimaliseer
Wat is de conversieratio van je mails? Wat is de CTR, hoeveel ontvangers openen de mail of zit er groei in de lijst? Afhankelijk van je doel en KPI’s monitor je alle cijfers. Zodra de flow staat kun je aan de knoppen draaien om nog meer resultaat uit je e-mailstrategie te halen.

Email automation software

Welke software past het beste bij jouw doelen? Afhankelijk van je doel, budget en de benodigde functionaliteiten kies je je e-mailsoftware. Onze e-mailspecialist kan je helpen bij het maken van deze keuze. Wij zetten de drie populairste e-mailsoftwaretools die wij graag gebruiken op een rijtje:

De tool Mailchimp

Mailchimp is een geschikte tool voor de starter op het gebied van e-mailmarketing. De investering is laag of zelfs gratis en je kunt er templates, formulieren en simpele mailflows mee opzetten. Ook kun je een webshop koppelen.

e-mail automation
automatische email marketing

ActiveCampaign tool

Ga je iets serieuzer met e-mailmarketing aan de slag? Dan raden we ActiveCampaign aan. Ideaal voor het MKB+. De flows zijn net wat uitgebreider, de opmaakmogelijkheden voor de e-mails uitgebreider.Het is een CRM én Marketing automation tool in één en biedt veel waarde, tegen relatief lage instapkosten.

HubSpot software

HubSpot zit in het topsegment als we het over e-mailmarketing software hebben. Je kunt de klantreis van A tot Z personaliseren en de mogelijkheden zijn zeer divers. Het is te combineren met andere producten van HubSpot zoals hun CRM-systeem of sales hub. Dit is vooral geschikt voor enterprise bedrijven met een groot marketingbudget.

automatische e-mails

De voordelen van email automation

De interactie met je leads of klanten laten doorlopen terwijl je zelf in een zonnig oord vertoeft of andere taken uitvoert. Er zijn een hoop voordelen op het gebied van email automation, mits je het goed inricht. We zetten ze voor je op een rijtje:

✓ Taken worden automatisch ingepland

✓ Meer conversies en meer bruikbare leads

✓ Automatische marketing is schaalbaar

✓ Het biedt meer relevantie voor de ontvanger

✓ Eenmalig inplannen, daarna alleen monitoren en optimaliseren

✓ Communicatie wordt beter afgestemd op basis van je doel en doelgroep 

 

 

✓ Je bent minder tijd kwijt aan terugkerende taken 

✓ Je bespaart tijd door taken te automatiseren 

✓ Je kunt personaliseren op basis van gedrag 

✓ Je hebt beter inzicht in de wensen, behoeften en pijnpunten van je doelgroep 

✓ Je bespaart energie, tijd en geld 

✓ Je resultaat verbetert terwijl je minder tijd kwijt bent 

Onze e-mailspecialist helpt je graag met de opzet van jouw eerste flow. Vraag een analyse aan en ga aan de slag. 

Ga je aan de slag met email automation?

De theorie ken je, nu is het tijd om aan de slag te gaan in de praktijk met email automation. Hierbij is het belangrijk dat je continu gefocust blijft op je doel om grote successen te behalen. Alleen kom je ver, samen kom je verder.

email automation

… Daarom gaan we SAMEN met jou aan de slag!

Jij wil email automation inrichten, wij willen weten waarom. Wij werken resultaatgericht en zijn daarom benieuwd naar de vraag achter de vraag. Je wil bijvoorbeeld meer uit je bestaande klanten halen, de klantloyaliteit verbeteren of leads warm maken. Email marketing is daarvoor een goede strategie en onze e-mailspecialist maakt samen met jou een plan op maat. Vanuit het doel bepalen we een online strategie die werkt.

Jij verdient een plan op maat

Wij geloven niet in een ‘one size fits all’-oplossing. Iedere organisatie is uniek en daarom verdienen onze klanten een plan op maat. Online marketing betekent kijken wat werkt, en wat niet. Zo worden we langzaam beter en focussen we op resultaat. Je krijgt van ons een plan op maat waar we samen aan werken. Maar voordat het zover is, doorlopen we samen eerst deze stappen:

  1. Je hebt contact met onze e-mailmarketeer 
  2. We voeren een marketing automation analyse uit of plannen een intake 
  3. We bepalen een doel en plannen taken in
  4. Voelt dit goed? Dan gaan we aan de slag met een pilot op basis van drie maanden 
  5. We plannen een evaluatie. Ben je tevreden? Dan gaan we het commitment voor zes maanden met elkaar aan
  6. Na deze negen maanden blikken we terug op de periode. Wat hebben we bereikt? Wat kan beter? En waar willen we naartoe werken. Vanaf dat moment werken we met jaarcontracten.
e-mail automation
automatische email marketing

Kies je voor Markant Internet?

Markant Internet staat voor hard werken, zichtbaar resultaat op het gebied van zoekmachine marketing, gecombineerd met een vleugje Twentse nuchterheid. Geen quick wins, maar een langetermijnrelatie waarop je kunt bouwen. Kies je voor Markant Internet, dan kies je voor:

✓ Maatwerk op basis van jouw wensen en doelen
✓ Een bureau met meer dan 10 jaar aan zoekmachine- en e-mailmarketing ervaring
✓ Een volwaardig team dat samen met jou aan je doelen werkt
✓ Een samenwerkingspartner voor de lange termijn
✓ Persoonlijk contact: jouw vaste specialist is slechts één mail of telefoontje verwijderd
✓ Focus op jouw resultaat met gestructureerde werkwijze

Email automation inzetten
Olaf Peters - Foto Markant Internet

Vrijblijvende email automation analyse?

  • Binnen één werkdag contact met één van onze specialisten.
  • Rapport afgesteld op jouw situatie en ambitie.
  • Krijg inzicht in jouw huidige inzet van marketing automation.
Email automation analyse aanvragen!